Hör beskrivs styrelsens roller och ansvarsområde.
Ordförande
Ordförandens roll är att leda styrelsen, vara sammankallande till möten och har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Ledare för styrelsen och styrelsens arbete.
Ordförande är firmatecknare, delar detta ansvar med kassören. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva underavtal och andra kontrakt i föreningens namn.
Representera
Representera föreningen. Det kan vara i olika sammanhang, t.ex. i media, i samband med ett arrangemang eller i ett samarbete med andra organisationer. Ordförande är föreningens ansikte utåt till allmänheten och samarbetspartners. Därför bör ordförande vara väl bevandrad med föreningens ändamål, arbetssätt och verksamhet.
Sammankalla och leda
Ordförande sammankallar och leder styrelsens möten. Att sammankalla till ett möte innebär att man har ansvar för att alla deltagare får ta del av en kallelse, dagordning och de handlingar som berör de frågor som ska diskuteras. Alla ledamöter ska känna till när styrelsen ska träffas och var någonstans mötet äger rum. Det är viktigt att ordförande informerar samtliga om det blir några förändringar. Om det händer någonting oväntat som berör föreningen eller dess verksamhet bör ordförande vara uppmärksam på detta och kalla till ett extrainsatt styrelsemöte.
Ordförande brukar även leda styrelsens möten. Ordförande ska se till att dagordningen följs och att alla ledamöter får komma till tals i olika frågor..
Förvalta och förbereda
Att de beslut som årsmötet och styrelsen fattar blir genomförda, är ett ansvar som oftast vilar på ordföranden. Styrelsen har ett kollektivt ansvar för föreningens arbete. När styrelsen delegerar ansvar till en person innebär det att den ledamoten tar beslut för styrelsens räkning. Dessa beslut får sedan hela styrelsen stå till svars för.
Vice Ordförande
Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara. Det är viktigt att vice ordförande därför har kunskap om vad ordförandes roll och uppgifter är i föreningen. Vice ordförande har ett eget ansvarsområde med egna arbetsuppgifter.
Sekreterare
Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten och arkivera protokollen på lämpligt sätt.
Protokoll
Sekreterarens uppgift att föra protokoll. Syftet med att skriva ett protokoll är att underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.
När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen.
Verksamhetsplan
Ta fram verksamhetsplan, en verksamhetsplan är en nedskriven plan för det kommande verksamhetsåret. Den bör ha med information om alla delar av föreningens verksamhet. Det kan vara aktiviteter för medlemmar och allmänhet, planerade samarbeten, kommande arrangemang osv. Verksamhetsplanen kan liknas vid en kalender eller en tidsplan där man skriver in vad man ska göra det kommande året. Sekreteraren kan skriva ett förslag till verksamhetsplan efter de diskussioner och beslut som har tagits av styrelsen. Årsmötet ska godkänna verksamhetsplanen innan styrelsen och andra aktörer i föreningen kan börja arbeta efter den.
En verksamhetsplan som är antagen av årsmötet fungerar sedan som ett värdefullt verktyg för styrelsen, Den klargör vad medlemmarna har beslutat att föreningen ska syssla med under året och blir därmed ett ledande material för personer som styr och leder föreningens verksamhet.
Verksamhetsberättelse
Sekreteraren har ofta ansvar för att skriva verksamhetsberättelsen. En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som föreningen har genomfört, för medlemmar och allmänheten. Kanske har föreningen under året samarbetat med andra organisationer eller startat projekt.
Ett års verksamhet ska sammanfattas i ett dokument där det också kan beskrivas hur lyckat de olika verksamheterna har fortskridit. Det är praktiskt att kontinuerligt under året dokumentera vad som händer i föreningen. Det underlättar för den sammanfattning som görs i verksamhetsberättelsen genom att arbetsbördan fördelas under året samtidigt som det förhindrar att man glömmer bort väsentliga saker. Verksamhetsberättelsen bör också jämföras med verksamhetsplanen, blev det som planerat? Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelsen bör därmed skickas ut till alla medlemmar innan årsmötet, eller på annat sätt vara tillgänglig för medlemmarna.
Arkivering
Sekreteraren ska se till att värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhets-berättelser och verksamhetsplaner sparas i föreningen. Sekreteraren ska ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet.
Kassör
Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Sköter det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor.
Kassören är med ordförande firmatecknare för föreningen. Kassören är också ansvarig för att söka bidrag, från kommunen men även andra organisationer och myndigheter.
Bankgiro eller plusgiro
Den som är firmatecknare i den ideella föreningen ska se till att det tecknas ett bank- eller plusgiro. Bankgiro och plusgiro används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen. För att teckna ett giro krävs ett protokollsutdrag från ett styrelsemöte som verifierar detta beslut.
Bokföring
Kassören ansvarar för bokföringen. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras.
Det är kassörens ansvar att ge ett förslag till budget. Denna budget ska sedan medlemmarna besluta om på årsmötet. En budget är en prognos över planerade ekonomiska händelser. Det innebär hur kassören föreslår att föreningen ska använda sina pengar och hur man planerar att få pengar till föreningen. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för styrelsen hur medlemmarna vill använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret. Styrelsen får också en större kontroll över hur man ska göra inköp, fördela de ekonomiska resurserna med mera.
Resultat-, balansräkningar och bokslut
För varje räkenskapsår sammanställs en resultaträkning som kan jämföras med budgeten för samma år eller resultaträkningar från föregående år. Kassören ska presentera föreningens ekonomiska händelser, på styrelsemöten.
Ett räkenskapsår följer kalenderåret (dvs.1 jan – 31 dec.) och verksamhetsåret för föreningen. I ett bokslut sammanfattas den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.
Boule mästare
Boule mästaren roll är att företräda och utveckla föreningen inom Boule. Anordnar tävlingar under året, upprättar tävlingskalender, utbildar medlemmarna och tillser att utrustning finns tillgängligt för spel.
Ansvarar och genomför Sannatorpets Boule mästerskap,
Ansvarar för Boule banans förvaltning samt föreslår förbättrings åtgärder.
Bastu mästare
Bastu mästaren roll är att företräda och utveckla föreningen inom Bastuområdet.
Ansvarar för och genomför Nationalbastudagen.
Ansvarar för bastuns förvaltning och bryggor. Hanterar ved inköp samt föreslår förbättrings åtgärder. Kallar till bryggiläggning och upptagning.
Bastu inrednings kreatör
Ansvarar för att Bastun har en tilltalande inredning och som uttrycker föreningens personlighet. Föreslår och genomför inredningsaktiviteter.
Webmaster
Säkerställer att hemsidan har rätt och aktuell information för medlemmarna och styrelsen.
Boka master
Ansvarar för att bokningssystemet Boka finns tillgängligt för bastubokning digitalt. Sköter kontakten med leverantören av systemet boka samt tillser att systemet uppdateras med rätt information.